UNIVIA — POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Univia accompagne des élèves dans leur orientation scolaire et internationale, aux côtés de leurs enseignants, de leurs conseillers d'orientation et de leurs représentants légaux. Nos services traitent des données personnelles concernant, pour l'essentiel, des mineurs : nous y appliquons un niveau d'exigence renforcé.

La présente politique explique quelles données nous collectons, pourquoi, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

UNIVIA EDUCATION, société par actions simplifiée (SAS)

• • Adresse : 102 ter avenue de Saint-Mandé, 75012 Paris, France
• • Email : contact@univia.ai
• • Téléphone : 07 56 98 86 38
• • RCS : Paris 941 525 909
• • SIRET : 941 525 909 00011
• • Président : Eliot SBERRO

Pour toute question relative à vos données personnelles : contact@univia.ai (objet : « Données personnelles »).

2. À QUOI S'APPLIQUE CETTE POLITIQUE

Elle couvre l'ensemble des services Univia :

• la plateforme web Univia (espaces élève, parent, enseignant, coach, établissement) ;
• l'application mobile Univia (iOS et Android), réservée aux enseignants, conseillers d'orientation et personnels d'établissement ;
• les séances d'orientation en visioconférence ou en présentiel ;
• les emails et notifications liés à ces services.

Lorsque Univia intervient pour le compte d'un établissement scolaire partenaire (import de comptes, classes, connexion via l'ENT de l'établissement), l'établissement et Univia agissent chacun dans leur périmètre ; les conditions applicables figurent dans le contrat conclu avec l'établissement.

3. DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS

3.1 Données de compte

• Identité : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone (facultatif).
• Authentification : mot de passe (toujours stocké sous forme hachée, jamais en clair), sessions, codes de vérification, double authentification, identifiant de connexion Google ou École Directe lorsque vous utilisez ces modes de connexion.
• Rôle et rattachements : élève, parent, enseignant, coach, personnel d'établissement, classe, établissement.

3.2 Données d'accompagnement (élèves)

• Parcours scolaire : niveau, classe, spécialités, matières, résultats et bulletins que vous nous transmettez, langues, tests et certifications.
• Projet d'orientation : destinations envisagées, filières, vœux, démarches en cours, critères de choix, contraintes et réticences.
• Éléments de cadre familial utiles à l'accompagnement, dont le budget indiqué par la famille.
• Fiche de contexte élève : notes structurées produites à partir des séances et des documents transmis, avec un suivi du consentement section par section.
• Contenus que vous produisez : réponses aux questionnaires, listes d'universités, favoris, messages et commentaires.

3.3 Séances d'orientation

• Planification : dates, participants, format (visio ou présentiel), présence.
• Audio et vidéo : flux de visioconférence et, en présentiel, enregistrement audio réalisé depuis l'application mobile de l'enseignant — uniquement après recueil du consentement (voir article 6).
• Transcription écrite de la séance et synthèse (objectifs, échéances, compte rendu).

3.4 Données de facturation

Modules achetés, droits d'accès, historique des commandes et factures. Vos coordonnées bancaires ne transitent jamais par nos serveurs et ne sont pas stockées par Univia : le paiement est traité directement par notre prestataire Stripe.

3.5 Données techniques et d'usage

• Journaux techniques : adresse IP, horodatage, type d'appareil et de navigateur, pages consultées, erreurs.
• Journal d'audit : traces des accès aux données sensibles, tenues pour votre sécurité et pour notre conformité.
• Mesure d'audience : statistiques d'usage agrégées (voir article 11).

Nous ne collectons aucun contact de votre carnet d'adresses, et nous n'utilisons aucun identifiant publicitaire.

4. FINALITÉS ET BASES LÉGALES

5. MINEURS

Univia s'adresse à des élèves dont une large part est mineure. Un compte élève mineur est ouvert soit par un représentant légal, soit par l'établissement scolaire dans le cadre du contrat qui nous lie à lui. Les modalités précises applicables selon l'âge de l'élève et le mode d'accès sont détaillées dans nos conditions générales d'utilisation.

Certains établissements peuvent utiliser un outil réservé aux enseignants permettant le suivi de certains élèves sans compte personnel sur la plateforme ; ce cas relève d'un régime de consentement spécifique, précisé dans le contrat conclu avec l'établissement concerné.

• Le représentant légal peut à tout moment demander l'accès aux données de son enfant, leur rectification ou leur effacement.
• Les consentements sensibles — en particulier l'enregistrement d'une séance — sont recueillis auprès du représentant légal lorsque l'élève est mineur.
• Aucune donnée d'élève n'est utilisée à des fins publicitaires ni revendue à un tiers, sous réserve de deux cas reposant chacun sur un consentement distinct et révocable : le partage de certaines données avec l'établissement dans le cadre du mode coach intégré Clarior, et l'utilisation d'un extrait pédagogique identifiable à des fins de communication, toujours avec l'accord préalable du représentant légal.

6. ENREGISTREMENT ET TRANSCRIPTION DES SÉANCES

6.1 Un enregistrement n'a lieu que si

• l'information a été donnée à l'élève et à son représentant légal ;
• le consentement a été recueilli via la case dédiée ;
• un rappel est effectué au démarrage de la séance.

Dans l'application mobile, l'enseignant doit confirmer ce consentement avant chaque enregistrement en présentiel. Le micro et la caméra ne sont activés que pendant une séance en cours.

6.2 Ce que nous en faisons

L'enregistrement sert à produire une transcription écrite puis une synthèse de séance (compte rendu, objectifs, échéances) destinée à l'élève, à son représentant légal et à l'équipe qui l'accompagne.

6.3 Durée

Le fichier audio est automatiquement supprimé au plus tard 3 jours après la séance par une purge quotidienne. Seuls la transcription et la synthèse, sous forme de texte, sont conservées durablement. Les enregistrements temporaires détenus par notre prestataire de visioconférence sont effacés dès leur rapatriement sur nos espaces de stockage.

6.4 Retrait du consentement

Le consentement peut être retiré à tout moment, sans justification, à contact@univia.ai ou auprès de l'enseignant référent. Le retrait vaut pour l'avenir : les séances suivantes ne seront pas enregistrées.

7. UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Univia utilise des modèles d'intelligence artificielle pour transcrire les séances, rédiger les synthèses, structurer la fiche élève et proposer des pistes d'orientation. Les contenus ainsi générés sont signalés comme tels.

• Pas de décision automatisée. Aucune décision produisant un effet juridique ou significatif (admission, sélection, notation) n'est prise par un système automatisé. Les propositions de l'IA sont des supports de travail, systématiquement relus et arbitrés par un professionnel humain puis par l'élève et sa famille.
• Pas d'entraînement sur vos données. Nous exigeons contractuellement de nos prestataires d'IA qu'ils n'utilisent pas les contenus transmis via leurs interfaces pour entraîner ou améliorer leurs modèles.
• Minimisation. Seuls les éléments nécessaires au traitement demandé sont transmis au modèle, et un filtre écarte les contenus sensibles avant écriture durable dans la fiche élève.

8. QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES

8.1 Au sein d'Univia et de l'équipe pédagogique

• L'élève accède à ses propres données.
• Le représentant légal accède aux données de son enfant.
• L'enseignant, le conseiller d'orientation ou le coach accèdent aux données des élèves qui leur sont rattachés, dans la limite de ce qui est nécessaire à l'accompagnement.
• Le personnel d'Univia habilité accède aux données pour l'exploitation et le support du service ; ces accès sont journalisés.

8.2 Nos sous-traitants

Nous faisons appel à plusieurs prestataires pour fournir nos services. Ils traitent des données pour notre compte, sur instruction et sous contrat conforme à l'article 28 du RGPD. Selon le canal par lequel vous accédez à la plateforme, les prestataires concernés diffèrent.

Prestataires communs aux deux canaux (scolaire et Clarior) : Scaleway pour l'hébergement et la base de données, Bunny pour le stockage des fichiers et des sauvegardes, Daily pour la visioconférence, Mistral AI pour le modèle d'intelligence artificielle, Deepgram pour la transcription des séances en présentiel, Resend pour les emails transactionnels, et hCaptcha pour la protection des formulaires contre les robots. La recherche dans le catalogue d'universités n'est plus confiée à un prestataire : elle est effectuée directement par notre base de données.

Google intervient également sur les deux canaux, pour la connexion et la cartographie, mais son usage reste principalement rattaché au canal Clarior.

Prestataires propres au seul canal Clarior : Stripe pour le paiement en ligne, et SignWell pour la signature électronique des contrats.

Si vous accédez à la plateforme par un établissement partenaire, seuls les prestataires du premier paragraphe vous concernent ; Stripe et SignWell n'interviennent jamais sur ce canal.

8.3 Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons pas vos données. Nous ne les louons pas. Nous ne les transmettons pas à des courtiers en données ni à des régies publicitaires, et nous ne les utilisons pas pour du suivi publicitaire entre applications ou sites tiers.

9. TRANSFERTS HORS DE L'UNION EUROPÉENNE

Le cœur des données — comptes, élèves, parents, séances, fiches de contexte — est hébergé dans l'Union européenne. Certains traitements listés à l'article 8 impliquent toutefois des prestataires établis aux États-Unis.

Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues au chapitre V du RGPD : clauses contractuelles types de la Commission européenne, adhésion au EU-U.S. Data Privacy Framework lorsque le prestataire y est certifié, et mesures techniques complémentaires (chiffrement en transit, minimisation des données transmises).

Une copie des garanties applicables peut être demandée à contact@univia.ai.

10. DURÉES DE CONSERVATION

Une donnée peut être conservée au-delà de ces durées, en archivage à accès restreint, lorsque la loi l'impose ou pour la défense d'un droit en justice.

11. COOKIES ET TRACEURS

• Cookies strictement nécessaires : maintien de votre session, sécurité, protection anti-fraude des formulaires. Ils ne peuvent pas être désactivés sans empêcher le fonctionnement du service.
• Mesure d'audience : statistiques d'usage destinées à améliorer le service, traitées sur une instance européenne et limitées à ce qui est nécessaire.
• Aucun cookie publicitaire, aucun traceur de réseau social, aucun partage de profil avec des tiers à des fins de ciblage.

Le détail complet des traceurs utilisés, de leurs finalités et de vos choix est disponible dans notre politique cookies dédiée.

12. APPLICATION MOBILE

L'application mobile Univia est destinée aux enseignants, conseillers d'orientation et personnels d'établissement. Elle utilise les autorisations suivantes :

• Micro : uniquement pendant une séance en visio ou lors d'un enregistrement en présentiel consenti. Sur Android, une autorisation de service au premier plan permet de ne pas interrompre la capture lorsque l'écran se verrouille pendant une séance en cours.
• Caméra : uniquement pendant une séance en visioconférence.
• Notifications : rappels de séance et statut d'un enregistrement en cours.

L'application ne collecte ni géolocalisation, ni contacts, ni identifiant publicitaire, et n'effectue aucun suivi à des fins publicitaires au sens des règles de l'App Store. Les autorisations peuvent être révoquées à tout moment dans les réglages du système ; l'enregistrement de séance devient alors indisponible.

La suppression de l'application ne supprime pas votre compte : pour cela, adressez-nous une demande à contact@univia.ai (voir article 14).

13. SÉCURITÉ

• Chiffrement des échanges en HTTPS/TLS sur l'ensemble des services.
• Base de données non exposée sur Internet ; accès d'administration par tunnel chiffré uniquement.
• Mots de passe stockés hachés ; sessions par cookies sécurisés (httpOnly, Secure).
• Accès aux serveurs par clé cryptographique, authentification par mot de passe désactivée.
• Sauvegardes chiffrées régulières.
• Journalisation des accès aux données sensibles et habilitations par rôle.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, nous notifions la CNIL et les personnes concernées dans les conditions prévues aux articles 33 et 34 du RGPD.

14. VOS DROITS

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous.
• Rectification : corriger une donnée inexacte ou incomplète.
• Effacement : demander la suppression de vos données et de votre compte.
• Limitation : demander le gel d'un traitement contesté.
• Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime.
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Retrait du consentement : à tout moment, pour les traitements qui en dépendent (enregistrement des séances, newsletter), sans effet rétroactif.
• Directives post-mortem : définir le sort de vos données après votre décès.

Comment exercer ces droits : écrivez à contact@univia.ai, ou par courrier à UNIVIA EDUCATION — 102 ter avenue de Saint-Mandé, 75012 Paris. Pour un élève mineur, la demande peut être formée par son représentant légal. Nous pouvons demander un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable, et nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

15. MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE

Nous pouvons faire évoluer cette politique, notamment pour tenir compte de nouvelles fonctionnalités ou d'évolutions réglementaires. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification substantielle, nous vous en informons par email ou par une notification dans le service.

16. CONTACT

Une question, une demande, une réclamation relative à vos données personnelles : contact@univia.ai — UNIVIA EDUCATION, 102 ter avenue de Saint-Mandé, 75012 Paris, France.

Voir aussi nos conditions générales de vente.